Strukturierte Arbeitszeiterfassung stützt Unternehmenswert

Wer seine Zeit nicht im Griff hat, verliert an Unternehmenswert – gerade in der Nachfolgeplanung

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen ist die Arbeitszeiterfassung noch immer ein nachgelagerter Prozess – wenn überhaupt. Oft wird sie mit Kontrolle, Bürokratie oder administrativem Mehraufwand assoziiert. Doch gerade bei einer Unternehmensnachfolge oder im Verkaufsprozess wird klar: Fehlende Strukturen in der Zeiterfassung erschweren die Bewertung, verunsichern potenzielle Käufer und führen nicht selten zu einem Abschlag beim Unternehmenswert.

Die Arbeitszeiterfassung ist heute nicht nur ein arbeitsrechtliches Muss (vgl. Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz, Art. 73 ArGV 1), sondern zunehmend ein strategisches Steuerungsinstrument. Sie dokumentiert Produktivität, Auslastung und Führungsstruktur – drei Aspekte, die für potenzielle Investoren oder Nachfolger besonders zentral sind.

Zeiterfassung als Spiegel der Organisation

Wer ein Unternehmen übernimmt, will verstehen, wie die Ressourcen eingesetzt werden – nicht nur finanziell, sondern auch personell. Eine systematische Zeiterfassung schafft hier Klarheit: Wie viel Zeit wird für Kunden, Projekte, interne Tätigkeiten oder Administratives aufgewendet? Wo gibt es Engpässe? Welche Prozesse sind besonders personalintensiv? Diese Fragen lassen sich nur beantworten, wenn belastbare Daten vorliegen.

Laut einer Studie von PwC Schweiz aus dem Jahr 2023 schätzen über 60 % der Transaktionsberater eine fehlende oder lückenhafte Zeiterfassung als einen der grössten Transparenzmängel in der Due Diligence bei KMU ein. Insbesondere in projekt- oder dienstleistungsorientierten Unternehmen sei es für Käufer zentral, die Personaleffizienz nachvollziehen zu können.

Digitalisierung als Voraussetzung

Moderne Tools zur Zeiterfassung – wie TimeMoto, Bexio, Abacus, Clockodo oder Swiss21 – ermöglichen nicht nur gesetzeskonforme Aufzeichnungen, sondern auch wertvolle Auswertungen für die Geschäftsführung. Für Käufer bedeutet eine solche Struktur: Hier wird geführt, gemessen und gesteuert. Und genau das erhöht die Glaubwürdigkeit und minimiert das Risiko im Übernahmeprozess.

Die Anforderungen an eine erfolgreiche Unternehmensnachfolge sind in den letzten Jahren deutlich gestiegen – nicht nur in Bezug auf rechtliche und finanzielle Aspekte, sondern auch im Hinblick auf die betriebswirtschaftliche Transparenz. Der Bundesverband für Unternehmensnachfolge (Verein KMU Nachfolge Schweiz) weist in seinen aktuellen Empfehlungen deshalb explizit darauf hin, dass digitale Zeiterfassungssysteme heute als fester Bestandteil der betriebswirtschaftlichen Dokumentation gelten sollten. Sie sind nicht nur ein Instrument der Personaladministration, sondern ein zentrales Steuerungswerkzeug für die unternehmerische Entscheidungsfindung.

In einer Welt, in der Daten zunehmend zur Grundlage für strategisches Handeln werden, reicht es nicht mehr aus, auf Schätzungen oder analoge Notizen zurückzugreifen. Wer seinen Betrieb übergeben oder verkaufen möchte, muss potenziellen Nachfolgern oder Investoren ein realistisches und nachvollziehbares Bild der Kosten- und Ertragsstruktur liefern können. Dazu gehört auch, wie Arbeitszeiten erfasst, auf Projekte verteilt und intern abgerechnet werden. Gerade in personalintensiven Branchen – etwa im Dienstleistungs-, Handwerks- oder IT-Sektor – ist dies entscheidend für die Beurteilung der Effizienz, Auslastung und Rentabilität einzelner Geschäftsbereiche.

Fehlen strukturierte Stundenaufzeichnungen, erschwert dies nicht nur die Bewertung des operativen Ergebnisses, sondern wirkt sich auch negativ auf das Vertrauen potenzieller Käufer aus. Ein Unternehmen, das seine Arbeitszeiten transparent und revisionssicher dokumentiert, signalisiert hingegen Prozessklarheit, Führungsstärke und Steuerungsfähigkeit – allesamt Merkmale, die den Unternehmenswert positiv beeinflussen können.

Digitale Zeiterfassung ist damit längst kein Nice-to-have mehr, sondern ein struktureller Werttreiber. Sie gehört in die gleiche Kategorie wie Jahresabschlüsse, Kundenportfolios oder Vertragsunterlagen – insbesondere im Rahmen einer geplanten Nachfolgelösung. Wer diesen Bereich frühzeitig professionell aufstellt, schafft nicht nur Ordnung im Alltag, sondern auch Vertrauen in der Übergabephase.

Für Käufer ein entscheidender Indikator

Im Rahmen der Due Diligence fragen Käufer gezielt nach:

Wie viele Vollzeitäquivalente sind beschäftigt?
Wie sind diese zeitlich auf Projekte oder Geschäftsbereiche verteilt?
Welche Auslastung herrscht im Team?
Wie werden Überzeiten, Absenzen und Ferien dokumentiert?

Kann ein Verkäufer hier keine strukturierten Daten liefern, führt das zu Unsicherheit – und diese wird in der Regel mit Preisabschlägen, erweiterten Garantieklauseln oder sogar Rücktritten vom Kaufinteresse beantwortet.

Fazit: Zeiterfassung als vertrauensbildende Massnahme

Ein Unternehmen, das Arbeitszeit sauber dokumentiert, signalisiert Effizienz, Führungskompetenz und Kontrollfähigkeit – drei zentrale Faktoren für eine erfolgreiche Unternehmensnachfolge. Zeiterfassung bedeutet heute nicht mehr Kontrolle, sondern Klarheit. Wer diese schafft, verbessert nicht nur seine internen Prozesse, sondern erhöht auch den Wert und die Verkaufsfähigkeit seines Unternehmens.

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